Electronische facturatie

Wat is e-facturatie?

E-facturatie, of elektronische facturatie, is het proces waarbij facturen digitaal worden afgehandeld. Dit systeem vervangt de traditionele papieren facturen en biedt tal van voordelen, zoals snellere verwerkingstijden, minder kans op fouten en lagere kosten.

Een e-factuur is een factuur die elektronisch gemaakt en verzonden wordt via Peppol, een internationaal netwerk om veilig, snel, betrouwbaar en eenvoudig elektronische documenten zoals e-facturen en e-creditnota’s uit te wisselen.

Is PEPPOL van toepassing op sportclubs?

Dat hangt af van de situatie van je club:

Ja, verplicht vanaf 2026 als:

• je club een btw-nummer heeft én
  je facturen stuurt naar andere bedrijven of de overheid

Niet verplicht als:

• je club volledig vrijgesteld is van btw (bijvoorbeeld puur op lidgelden draait) én
• je geen facturen aan andere ondernemingen of overheden stuurt
• Facturen aan particulieren (zoals ouders of leden) blijven buiten de PEPPOL-verplichting.

Opgelet: veel organisaties zullen enkel nog gestructureerde elektronische facturen verzenden. Als sportclub bekijk je dus best hoe je deze kan openen. 

Voorbereiding op de overgang

Om de overgang naar e-facturatie soepel te laten verlopen kan je nu al de volgende stappen ondernemen.

1. Controleer of je onder de verplichting valt
   Heb je een btw-nummer en factureer je bedrijven of de overheid? Dan moet je mee op PEPPOL.
2. Software updaten
   Informeer bij je softwareleverancier wanneer de aanpassingen worden doorgevoerd. De meeste leveranciers bieden deze opties nu al aan of voorzien dit binnenkort.
3. Training en opleiding
   Informeer en betrek je medewerkers en vrijwilligers om hen vertrouwd te maken met het nieuwe systeem en de procedures.
4. Testfase
   Voer een testfase uit voor 1 januari 2026 om eventuele problemen te kunnen aanpakken.
5. Ontvang e-facturen van leveranciers
   Vanaf 2026 zal je ook facturen ontvangen via PEPPOL. Zorg dat je systeem klaar is om ze te ontvangen of gebruik het Mercurius-portaal om ze in te kijken.

Voordelen van e-facturarie

De aanpassing is niet altijd even eenvoudig maar er zijn ook heel wat voordelen van een overstap naar e-facturatie:

• Efficiëntie: snellere verwerking van facturen en betalingen.
• Kostenbesparing: minder papierverbruik en lagere verzendkosten.
• Transparantie: betere traceerbaarheid en minder kans op fouten.
• Milieuvriendelijk: vermindering van papierafval draagt bij aan duurzaamheid.

De nieuwe regels rond e-facturatie bieden een kans voor sportclubs en sportfederaties om de administratieve processen te moderniseren en te optimaliseren. Door tijdig voorbereidingen te treffen, kunnen jullie profiteren van de vele voordelen die e-facturatie te bieden heeft.

Hoe maak je een e-factuur op?

1. Via je eigen boekhoudpakket: Kijk na of je boekhoud- of facturatiepakket geschikt is om e-facturen te verzenden via Peppol. De meeste pakketten zullen dit aanbieden voor 1 januari 2026.
2. Via een facturatietool: Kies één van de facturatietools uit de lijst van de Vlaamse overheid en volg de stappen.
3. Via Mercurius: Gebruik je geen boekhoudpakketten of facturatietools? Dan kan je gratis e-facturen versturen of openen via Mercurius, het tijdelijke portaal van de federale overheid.

Op zoek naar meer informatie?

Schrijf je in voor de webinar van VSF op 23 september.